Guía — WhatsApp Business
WhatsApp Business: qué configurar el primer día
Se instala en cinco minutos y casi siempre se queda a medias. Aquí va lo que hay que dejar hecho el primer día, los límites reales del catálogo y por qué tus listas de difusión no llegan a media agenda.
Primero, aclarar qué has descargado
Hay dos productos que se llaman casi igual, y confundirlos es lo que hace que a un negocio de barrio le intenten vender un proyecto de cuatro cifras: la aplicación WhatsApp Business, gratuita y para el móvil, y la plataforma, la famosa API. Desde el 1 de julio de 2025 Meta factura la segunda mensaje a mensaje, con tarifas según el tipo y el país.
| App WhatsApp Business | Plataforma (API) | |
|---|---|---|
| Quién lo usa | Un negocio pequeño desde su móvil. | Empresas con un equipo detrás y un proveedor contratado. |
| Qué cuesta | Nada. Se descarga y ya está. | Se paga por mensaje enviado, y la tarifa cambia según el tipo y el país. |
| Cómo se escribe | Con el teclado, como siempre. | Fuera de la ventana de 24 horas, solo con plantillas aprobadas por Meta. |
| Qué necesitas | Un número de teléfono. | Un proveedor y alguien que lo mantenga. |
Si tienes una peluquería, un bar o una consulta, lo tuyo es la app gratuita. Todo lo que viene ahora se hace ahí, sin contratar nada.
El primer día: seis cosas y media hora
En este orden: el primero es el único que cuesta cambiar después.
- 1
Decide qué número vas a usar
Un número solo puede estar registrado en una app: si pones el personal en WhatsApp Business, deja de estar en el WhatsApp normal. Si atiende más de una persona, o quieres poder apagar el negocio por la noche, coge un segundo número.
- 2
Rellena el perfil entero, sin campos vacíos
Nombre tal y como te conocen, foto que se reconozca en miniatura, dos líneas de descripción, horario, dirección y web. Es lo que ve alguien antes de escribirte, y la política de WhatsApp te obliga a mantener ahí datos de contacto reales.
- 3
Escribe el mensaje de bienvenida
Se envía la primera vez que alguien te escribe, así que no lo gastes en un «gracias por contactarnos». Mete dentro lo que iban a preguntar igualmente: precios, horario y cómo coger cita.
- 4
Pon el mensaje de ausencia con tu horario de verdad
Responde solo fuera del horario que tú marques, y ahí está el fallo típico: si pones el de apertura al público pero contestas a las nueve de la noche, el mensaje miente. Marca la franja en la que vas a responder de verdad.
- 5
Guarda tres respuestas rápidas
Textos que dejas escritos y pegas con un atajo al abrir la conversación. Con tres vas servido: precios, horario y cómo llegar. Escríbelas bien una vez y no las vuelves a teclear.
- 6
Crea las etiquetas y úsalas desde el primer chat
Filtran la bandeja: pendiente de contestar, cita confirmada, presupuesto enviado, cliente habitual. Con cuatro basta. Si esperas a tener doscientas conversaciones, ya no lo haces.
Lo que los mensajes automáticos no hacen
El de bienvenida no capta a nadie: es la primera frase de una conversación que ya había empezado. El de ausencia responde fuera del horario que hayas marcado. Y las respuestas rápidas ni siquiera son automáticas: son textos guardados que pegas tú con un atajo.
Ninguno lee la pregunta, así que lo que importa es el contenido. Un automático que dice «te atenderemos lo antes posible» no responde nada y encima avisa de que va a haber espera. Uno que lleva dentro el precio, el horario y el enlace para coger hora resuelve la consulta sin ti.
Qué escribir dentro de cada mensaje, con plantillas para copiar, está en cómo conseguir citas por Instagram. Cambia el sitio, pero las preguntas son las mismas.
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El catálogo: 500 artículos y una letra pequeña
Es la parte que más ilusión hace y la que más se abandona. Según la documentación de WhatsApp caben hasta 500 artículos, cada uno con hasta 10 fotos o vídeos, agrupables en colecciones y con opción de ocultarlos sin borrarlos. Para servicios funciona como carta de tarifas: preguntan «¿cuánto cuestan las mechas?» y mandas el artículo con foto y precio.
La letra pequeña es la política de comercio, y pilla a más gente de la que parece. No se puede vender ni promocionar por catálogo:
- Alcohol y tabaco
- Medicamentos, con receta o sin ella
- Productos médicos y de salud
- Armas de fuego
- Apuestas y juegos con dinero real
- Productos y servicios para adultos
Y hay una frase que conviene leer dos veces: se aplican aunque tengas todas las licencias en regla. Un bar no puede montar ahí la carta de vinos, y una clínica tiene que mirar qué de lo suyo entra en «productos médicos y de salud». La política además prohíbe enviar mensajes sobre esos sectores desde la app.
Esto es un resumen de las normas de una empresa privada, no asesoramiento legal. Si tu actividad está regulada, pregunta a tu gestoría.
Las listas de difusión: el error caro
Casi todos los negocios que conozco tienen una lista de difusión y creen que llega a todos. No llega: la lista clásica solo la reciben los contactos que tengan tu número guardado en su agenda, y a ti no te avisa nadie de los que se han quedado fuera. El otro límite es de 256 contactos por lista.
WhatsApp está desplegando las difusiones comerciales, que arreglan justo eso: llegan aunque no te hayan guardado, se programan, admiten botones de reservar, pedir o llamar, y traen estadísticas. Solo están disponibles para cuentas que reúnen los requisitos en determinados países, así que mira si te aparecen en herramientas. Y comprueba si tienen coste antes de montar una campaña: hay una página de ayuda dedicada a sus precios, o sea que no des por hecho que son gratis.
Por encima de la mecánica está el permiso. La política de WhatsApp Business dice que solo puedes escribir a alguien si te ha dado su número y permiso explícito, y que hay que respetar cualquier baja, incluso borrando a esa persona de tus contactos. Haber atendido a alguien una vez no es permiso para meterlo en una lista de promociones.
Lo que puedes dejar para nunca
Cuatro cosas que son humo
La API, el día uno
Si alguien te vende «WhatsApp Business API» para una peluquería de dos sillones, te vende la herramienta de otro tamaño de empresa. La app gratuita cubre esta guía entera.
Las apps de envío masivo
Los programas que prometen mandar quinientos WhatsApps de golpe no son de WhatsApp. Su política dice que pueden limitar o eliminar tu acceso, y perder el número por el que te escriben tus clientes es mucho riesgo por un mensaje promocional.
Pedir el DNI o la tarjeta por chat
La política de WhatsApp lo prohíbe: no se piden números completos de tarjeta, cuentas bancarias ni documentos de identidad. Para la señal de una cita, un enlace de pago; para la ficha, tu programa de gestión.
Pagar Meta Verified antes de tener nada
La insignia y poder vincular hasta diez dispositivos y agentes tienen sentido con equipo y volumen. El primer día lo que te falta no es una insignia: es el horario puesto y el mensaje de ausencia escrito.
Dónde acaba WhatsApp y empieza tu página
WhatsApp resuelve la conversación, no sustituye a un sitio donde estén tus datos publicados. Tu catálogo no sale en Google, tu horario solo lo ve quien te escribe, y para dar una hora sigues teniendo que mirar la agenda tú. Por eso la combinación que funciona es aburrida: una página fija con precios, horario, cómo llegar y cita —la idea del link en bio— y WhatsApp para lo que necesita una conversación. El enlace de esa página es justo lo que va dentro de tu bienvenida y de tus respuestas rápidas.
Esa página es lo que hacemos en CodiGo. El plan gratuito te deja un negocio con su tarjeta de contacto y un módulo —la carta si eres hostelería, la agenda si eres servicios—, QR en PNG y estadísticas básicas; la agenda va gratis tres meses y luego pasa a modo consulta. El Pro son 8,99 € al mes con IVA, siete días de prueba y sin permanencia.
Y lo que no hacemos: CodiGo no envía WhatsApps ni gestiona tu bandeja de entrada, y el plan gratuito lleva publicidad y nuestra marca en la página. Si lo que buscas es automatizar envíos, esto no es lo tuyo.
Dudas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business y la API de WhatsApp?
La aplicación es gratuita, se descarga en el móvil y está pensada para negocios pequeños. La plataforma —la API— necesita un proveedor y se paga: desde el 1 de julio de 2025 Meta cobra por mensaje enviado. Para una peluquería, un bar o una consulta, la app gratuita se queda corta muy tarde.
¿Cuántos artículos caben en el catálogo de WhatsApp Business?
Hasta 500, con un máximo de 10 fotos o vídeos por artículo y opción de agruparlos en colecciones. El límite práctico es mucho más bajo: en el móvil, lo que no está arriba no lo ve nadie.
¿Puedo poner mis servicios en el catálogo si tengo una clínica o un bar?
Depende de qué sean. La política de comercio de WhatsApp prohíbe vender o promocionar por catálogo alcohol y tabaco, medicamentos, productos médicos y de salud, armas, apuestas y contenido para adultos, aunque tengas todas las licencias en regla. Un corte de pelo o una sesión de fisio no tienen ese problema; la carta de vinos, sí. Esto es un resumen de las normas de una empresa, no asesoramiento legal.
¿Por qué mis listas de difusión no las recibe todo el mundo?
Porque la lista clásica solo llega a quien tenga tu número guardado en su agenda, y nadie te avisa de los que no lo reciben. El límite es de 256 contactos por lista. Las difusiones comerciales sí llegan aunque no te hayan guardado, pero solo están disponibles para cuentas que reúnen los requisitos en determinados países.
¿Puedo mandar promociones a mis clientes por WhatsApp?
Solo si te han dado su número y permiso explícito para recibir esos mensajes. Lo exige la política de WhatsApp Business, que además obliga a respetar cualquier baja, incluso borrando a esa persona de tus contactos. Que alguien preguntara un precio una vez no es permiso para meterlo en una lista de ofertas. Por encima está la normativa española de protección de datos: consúltalo con tu gestoría.
El enlace que va dentro de tus mensajes
Precios, horario, cómo llegar y cita, en una sola página con su QR para el mostrador. Para pegar el enlace en tu bienvenida y no volver a escribir lo mismo. Gratis y sin tarjeta.
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